請求書電子送付で業務効率化とコスト削減を実現！paperlogic活用による電帳法対応も

20年以上にわたりNTCのSystemBox会計シリーズをご利用中の新潟県厚生事業協同公社様にて、この度DX化の一環として電子請求書送付の導入をご支援させていただきました。
担当人員数や残業時間の削減を目標とし、担当部門である顧客管理部のみなさんが中心となってこの取り組みを進めています。

導入の背景

• 2024年度に販売管理システムのバージョンアップを実施。
• OSのサポート期限対応と並行して債権・請求管理業務の改善が求められた。
• リネンサプライ業特有の多様な顧客（法人・個人）に対応する必要があり、請求書発送業務が大きな負担となっていた。

「紙に出力した請求書は、内容をチェックして、封筒に詰めて郵送する流れです。これを5、6名の従業員が1週間ほどかけて行っていました。」と、顧客管理部・営業事務課の担当者は言います。
同社は毎月の請求先が1,000件を超え、請求書送付にかかっていた時間や人件費をどう削減するかが大きな課題となっていました。

導入前の課題

• 請求先が1,000件を超え、紙の請求書を出力・封入・郵送する作業に5〜6名が1週間かけて対応。
• 使用する紙や残業時間に対するコストが大きくかかっていた。

導入のポイント・流れ

今回の電子請求書送付の開始に当たっては、新たに電子請求書送付サービスを導入することではなく、既に導入済みのサービスの機能を使用することで初期費用を大きく抑えることができました。
候補としては販売管理システム「スーパーカクテルCore販売」と電子契約・電子書庫サービス「paperlogic」それぞれについている電子請求書送付機能がありましたが、前者はタイムスタンプ付与機能がなく、その機能がついている後者で進めることとなりました。
請求書送付方法として、「スーパーカクテルCore販売」からPDF請求書を「paperlogic」に連携し、タイムスタンプ付きで顧客に送付・自社保存を同時に実現しました。

NTC「電子請求書送付機能を実際にお使いになって、どのような効果が出たのでしょうか？」
協同公社「paperlogicの電子請求書送付によって、請求書送付に関わる従業員数も減り、現在では2、3名で作業するまでに改善されました。また、残業時間も減らすことに成功しました。ただ、対個人のお客様ではPCがなかったり、スマホで受信したPDFファイル(請求書)が見られなかったりとの様々なご事情があり、全ての請求書を電子送付するのは難しいと感じています。」
NTC「数が多くて運用負担が多いようであれば郵送代行サービスの利用検討と思い、郵送代行サービスの目星はつけている状態です。今後検討していきましょう。」
協同公社「ぜひ利用したいので利用料含め検討していきたいと思います。」

導入後の成果

• 請求書発行から郵送までの人的コスト、時間的コストが従来の半分に短縮。
• 郵送料が1か月あたり約7割削減、使用する用紙も1か月あたり4割減少。
• 電子送付率は約7割に達し、残業時間の削減にも貢献。

今後の課題

• 紙の請求書が残る顧客には、今後郵送代行サービスの活用も検討中。
• 電子送付未対応顧客への対応や、送付先アドレス管理の運用方法も検討していく。

現状では100％の電子送付を実現できておらず課題が残りますが、今後検討できるサービスもありますので、また進展を事例としてご紹介したいと思います。

株式会社 新潟県厚生事業協同公社様（電子請求書送付／paperlogic導入）

住所

新潟県長岡市高見町4343

業種

リネンサプライ事業

URL

https://www.kyodokosha.co.jp/

設立

1963年

会社案内

リネンサプライ事業に加え、ユニフォームレンタルや、クリーニング店の「モンファイン」、介護用品の販売レンタルである「おもいやりの泉」、婚礼衣装の販売レンタル「キララ」などを展開する県内有数のリネンサプライ事業者